Bokföring

När en affärsverksamhet bedrivs uppkommer ekonomiska transaktioner, eller affärshändelser med ett annat ord. Exempel på affärshändelser är inbetalningar, utbetalningar och omföringar. Dessa händelser påverkar företagets eller organisationens ekonomiska ställning. Bokföring är den verksamhet som en enskild näringsidkare, ett företag eller annan organisation gör för att ordna affärshändelserna.

Varje affärshändelse ska ha ett bevis i form av en verifikation. Faktor och kvitton är typiska exempel på verifikationer för inbetalningar respektive utbetalningar. Andra kontohändelser kan verifieras med inbetalningsavier, kontoutdrag och årsbesked.

I bokföringen ska varje affärshändelse noteras och verifieras i datumordning. Varje verifikation ska ha ett eget verifikationsnummer. Dessutom ska varje affärshändelse konteras enligt principen om dubbel bokföring. Detta innebär att exempelvis en inbetalning på en försåld vara ska konteras på två olika konton.

I arbetet med kontering är det enklast att använda sig av de konton som finns i den så kallade BAS-kontoplanen. Här finns färdiga konton för bokföringen. Fördelen med att använda sig av BAS-kontoplanen är att den i princip är standard bland företag och organisationer. Dessutom använder de flesta bokföringsprogram planen.

Bokföringens syften

Huvudsyftet med bokföringen är att företaget löpande ska få korrekt information om företagets ekonomiska situation. Genom bokföringen får företaget information om bland annat intäkter och kostnader, utestående fordringar samt företagets likviditet. Med hjälp av dessa uppgifter kan företaget följa upp budget och stämma av om företagets ekonomiska utveckling går åt rätt håll. Den löpande bokföringen gör det också enklare att uppfylla skyldigheterna att betala moms. Eftersom ingående och utgående moms konteras i bokföringen är det lätt att se hur mycket moms som ska betalas in vid varje uppbördstillfälle.

Förutom att bokföringen ger beslutsunderlag för företaget är bokföringsskyldigheten reglerad i lag. Bokföringslagen bestämmer vilka juridiska och fysiska personer som är bokföringsskyldiga, hur bokföringen ska ordnas samt hur varje års bokföring ska avslutas. Generellt kan sägas att varje aktör som bedriver näringsverksamhet är bokföringsskyldig. Om bokföringen inte sköts korrekt, så att företagets ekonomi inte kan bedömas utifrån bokföringen, kan åtal för bokföringsbrott väckas.

Ett annat syfte med bokföringen är att ett företags intressenter, exemplvis långivare och leverantörer, har ett intresse av att känna till företagets ekonomiska situation. En korrekt bokföring visar ett företags skulder, tillgångar och likviditet. Att denna information är rättvisande är viktigt när företaget ansöker om kredit eller beställer varor eller tjänster. Nu behöver företaget dock inte uppvisa den kompletta bokföringen, med varenda verifikation, på anmodan från en intressent. Företagets aktuella ekonomiska situation visas enklast genom aggregerade resultatrapporter och balansrapporter.